Teams と Office 365 各機能との連携：① 予定/メール編

Microsoft Teams への注目

Microsoft Teams は 2017 年に提供開始されたチーム コラボレーション & コミュニケーションに特化したサービスです。気が付けば提供が始まってからすでに数年経っており、多くの Office 365 利用ユーザーに認知されてきました。利用が広がったきっかけは以下の2点があげられるのではないでしょうか。

１． Skype for Business Online のサービス終了

サービス終了により Skype for Business Online ユーザーは Teams に乗り換える必要が生じました。すでに Skype for Business Online は新規でのサービス提供は終了しており、既存ユーザーは、2021 年 7 月 31 日までに切り替えを完了する必要があります。

2． 働き方改革への取り組み

働き方改革への取り組みの一環として、時間や場所にとらわれない働き方ができるしくみを整備するため、クラウドベースのコミュニケーションツールに注目される機会が増えてきました。そのような背景と、Office 365 の普及ともあいまって Teams の展開が増えたといえます。

Teams 自体もこの数年で機能がかなり向上されており、Office 365 の各サービスとの連携機能などさまざまな機能を拡充してきています。
Teams と Office 365 のサービスの連携を理解・活用することにより、作業の生産性向上や情報の集中化がはかれます。

複数回にわたり、Teams と Office 365 各サービスとの連携やその使い方について、ご紹介します。今回は Exchange との連携についてです。

① 予定表

Teams の画面左にあるナビゲーションバーに [予定表] を開くメニューが用意されており、クリックして開くと、予定表が開きます。Teams 画面上で自分の予定を確認でき、予定の追加・変更・削除も可能です。また予定に出席者を設定 (招待) すると、自動的にオンライン会議参加用の URL が発行され、出席者として追加した人にメールが送信されます。

Teams 会議へは、次の操作で参加できます。

1. Teams の [予定表] 画面から、Teams 会議に参加する予定アイテムを開きます。
   
2. コメント欄に記載されている Teams 会議参加リンクをクリックします。
   
3. [今すぐ参加] をクリックします。
   
4. Teams 会議に参加しました。
   必要に応じて音声やカメラのオン/オフを行ってください。
   
5. Teams 会議を終了するときは、 をクリックします。

② メール

続いては Teams とメールを連携した Tips です。Teams では「チーム」と呼ばれる単位でメンバーを管理し、メンバー間で Teams 機能を利用した情報共有が可能です。さらに、チーム中には「チャネル」と呼ばれるチーム内の情報をまとめるためのカテゴリーが作成できます。

チャネルごとにメールアドレスを取得でき、そのメールアドレスを宛先に含めることにより、Teams の [会話] タブにメール内容が自動投稿されます。会話に投稿されることによりメールの確認漏れを防いだり、あとから参加したメンバーが今までの過去のメールの内容確認が行いやすくなります。

メールアドレスの取得は次の手順で行えます。

1. メールアドレスを取得するチャネルの […] をクリックし、[チャネルへのリンクを取得] をクリックします。
   

2. メールアドレスが発行されます。
   

取得したメールアドレス宛にメール送信すると次のように確認できます。

• 送信したメール
  

• Teams [会話] タブ
  

Teams へ送信されたメール数が多い場合、[会話] タブに大量のメール内容が表示され、[会話] タブで投稿されたメッセージの確認が行いにくくなってしまう可能性があるので、どのようなメールに対して行うかは注意が必要ですね。

Teams への受信メールはファイルとして [ファイル] タブ内に格納されるしくみです。

このように予定やメールとの連携機能が利用でき、さらに 2020 年の年明けには、Outlook との統合機能も追加されます。Outlook からメールのやり取りを Teams にチャットとして投稿したり、Teams のチャットから内容を Outlook メールとして共有できます。Teams [会話] タブ、メールのどちらでやりとりを開始していても、やりとりをスムーズにすすめられるようになります。

他にも新機能追加が予定されているので、ご興味ある方はぜひ確認してみてください！

参考 URL
https://blogs.windows.com/japan/2019/11/25/what-s-new-in-microsoft-teams-ignite-2019/